Долгое время сотрудники относились к собраниям неподобающе: пытались досмотреть прерванный сон, погружались в раздумья о предстоящих выходных или зависали в своих смартфонах. Перед вами, в качестве менеджера проектов, стоит непростая задача-организация собрания. И как вы понимаете, без них никуда. Итак, чтобы не хвататься в панике за голову, мы выделили основные 4 проблемы, возникающие при организации собраний, и способы их решения.
1. Заканчивайте собрание во время.
Вы наверняка были на собраниях, которые, казалось бы, тянутся вечность и переворачивают ваши планы с ног на голову. Чтобы избежать этого и споров с сотрудниками - самое главное придерживаться распорядка и адекватно оценивать текущую работу, возможности и цели проекта.
Если не будет установленного плана встречи - не будет порядка и четких временных рамок.
Как только вы проработаете структуру, у вас будет лучшее представление о продолжительности собрания.
2. Ораторы, молчуны или скучающие участники.
К сожалению, нередко, некоторые сотрудники воспринимают собрания как собственный «звездный час». Конечно, хорошо, когда участники встречи чувствуют себя важными, но так, же немало важно напоминать, кто тут главный, чтобы все было под контролем.
Оставайтесь демократичны, но будьте готовы вмешаться, если выступление отклонилось от темы.
К тому же очень важно, чтобы на встрече царила атмосфера, в которой сотрудники свободно могли бы высказывать свое мнение и мысли. В тоже время не у всех участников бывает настроение высказываться, убедитесь, что они не чувствуют себя «на обочине».
Как говорилось уже неоднократно, стратегии по стимулированию интереса сотрудников к собраниям, разрабатывались и развивались в течение долгого времени. Сейчас одна из актуальных проблем - это смартфоны и другие гаджеты. Как ее решить? Просто просить сотрудников оставлять их на своих рабочих местах. Установив распорядок и грамотно управляя привлеченными работниками, вы сами увидите, как изменятся ход встречи.
3. Отсутствие главных игроков и заинтересованных лиц при организации.
Когда ключевые сотрудники не приходят, возможны поспешные и неграмотные решения. Без постоянного взаимодействия члены вашей команды и работники отделов, могут чувствовать себя изолированными и ваша задача как менеджера проекта обеспечить взаимодействие и сотрудничество в команде. Чтобы понять, что к чему, главное выяснить, почему люди не приходят на собрания? Может, их не правильно информируют? Или они считают, что собрания это пустая трата времени? Может вы обсуждаете на с самые важные вопросы (которые куда лучше решать по средствам электронной почты).
Убедитесь, что ваши встречи стоят того, чтобы их посещали, и что над проектом действительно идет работа.
4. Отсутствие плана задач на встречах
В конце концов, эффективность встречи измеряется ее результатом. Если сотрудники не следуют поставленным задачам и решениям, вам в первую очередь стоит задуматься, нужны ли такие встречи. Помните, что ваш коллектив - это всего лишь люди, которым нужны письменные напоминания, какие от них требуются действия и к какому сроку. Убедитесь, что вы предоставили своей команде четкий и краткий план задач.
Вы как менеджер проекта играете роль лидера команды. А хороший лидер, по мере необходимости, умеет распределять обязанности. Поэтому так важно на встрече обозначать ответственных за выполнение запланированных проектных задач. Это могут быть главные копирайтеры или арт-директоры. Делайте выбор обдуманно, так как эти люди в дальнейшем, будут вашими представителями.
Вот и они - 4 основные проблемы, с которыми я сталкиваюсь, организовывая собрания, решив которые, Вы сможете проводить собрания с наименьшими потерями. С какими еще проблемами сталкивались Вы? Какие у вас есть альтернативные решения этих проблем? Напишите об этом в комментариях!
Вы должны авторизоваться, чтобы оставлять комментарии.